کنترل پروژه
کنترل پروژه به فرآیندی گفته می شود که در آن کلیه موارد مربوط به تجزیه و تحلیل داده های پروژه در جهت هزینه ها و برنامه های درست انجام می گیرد، در حقیقت کنترل پروژه وظایفی نیز برعهده دارد که ما در این خصوص می توانیم به شروع و بر نامه ریزی به همراه نظارت و کنترل و برقراری ارتباط و تعیین هزینه و برنامه زمان بندی پروژه توجه کنیم. با این حال در ادامه مقاله قصد داریم به بررسی جزییات مربوط به کنترل پروژه بپردازیم پس تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.
فعالیت های مربوط به کنترل پروژه از منگاه وبسیات پروژه یار شامل چه مواردی است؟
فعالیت های کنترل پروژه تقریبا موارد زیر را دربر می گیرد:
- اولین مورد هم سوسازی پروژه بر طبق اهداف و پورتفولیوی سازمان خواهد بود.
- مورد بعدی توسعه ساختار شکست کار یا همان WBS را در بر می گیرد که یکی از نکات مهم در کنترل پروژه نیز می باشد.
- مرحله بعد همکاری در برنامه های اولیه پروژه را شامل می شود
- در بخش های بعدی نیز می توان به تدوین برنامه مدیریت ریسک، بوجود بندی و پیش بینی پروژه، نظارت بر هزینه های پروژه، بازخورد و گزارش دهی و همچنین بهینه سازی استراتژی های پروژه برای دستیابی به نتایج بهتر در آینده اشاره داشت.
- با توجه به دوره های موجود در وب سایت پروژه یار می فهمیم که یک پروژه ممکن است پارامترهایی از جمله کیفیت و محدوده را شامل شود. با این حال کنترل پروژه بر مواردی همچون عوامل و زمان بندی تمرکز دارد، و به طور کامل مداوم، به دنبال ریسک های احتمالی، بر موارد عنوان شده نیز نظارت به عمل می آورد.
- اگر بخواهیم بر مبنای یک سری اصول و مرحله کنترل پروژه را در نظر بگیریم، می توانیم به این نتیجه برسیم که این مفهوم زیرمجموعه مدیریت پروژه در نظر گرفته می شود. مولفه کنترل پروژه در مورد یک پروژه خاص و یا کل پورتفولیو، به مدیر گزارش هایی را ارائه خواهد داد، این مولفه برای مدیریت موفقیت آمیز پروژه بسیار ضروری است. با این حال کسانی در پروژه ذینفع هستند، پروژه را نسبت به مشکلات احتمالی آگاه خواهند ساخت، ولی اگر لازم باشد اجازه اعمال بسیاری از اصلاحات نیز داده می شود.
- فعالیت هایی که در حوزه کنترل پروژه انجام می گیرد، در خصوص چرخه عمر کامل یک پروژه یعنی از شروع تا پایان آن را شامل خواهد شدو عواملی همچون هزینه و برنامه که بسیار تاثیر گذار هستند از این طریق کنترل خواهند شد.
- معمولا کنترل پروژه با عناصر مدیریت پروژه نیز ترکیب می شود و می تواند باعث شود تا افرادی که به عنوان ذینفع در پروژه هستند، در زمان های مناسب تصمیم های مناسب نیز بگیرند تا دچار هیچ گونه مشکلی نشوند. این امر نیز از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است چون در دوره هایی که در خصوص کنترل پروژه در وب سایت پروژه یار وجود دارد، تمامی مباحث مربوطه به طور کامل تدریس می شود.
بررسی فرآیند های کنترل پروژه
فرآیند های کنترل پروژه موارد زیر را در بر می گیرد:
- اولین مورد برنامه ریزی پروژه است که به عنوان یکی از مهم ترین مراحل می توانیم آن را در نظر بگیریم چون در آن هم بخش های کنترل کننده و هم مدیران با هم در حال کار هستند. همکاری این دو بخش در طرح ها و برنامه ها و ساختارهای شکست کار و برآورد هزینه ها و برنامه ریزی بسیار تاثیر دارد.
- مورد بعدی بودجه بندی است. در بودجه بندی محاسبه هزینه و زمان و بررسی دلایل بیشتر شدن این دو مورد نسبت به چیزی که از قبل برنامه ریزی شده بسیار ضروری نیز به نظر خواهد رسید.
- مورد بعدی مدیریت ریسک است که آن را می توان به عنوان یک رویکرد مهم در نظر گرفت. ما با مدیریت ریسک در کنترل پروژه می توانیم تاثیری بر روی کاهش بودجه و برنامه نیز داشته باشیم و این امر از طریق پایش مداوم ریسک و تهیه برخی برنامه های پیش بینی شده انجام می گیرد.
- مدیریت تغییر نیز در این خصوص بسیار حیاتی است. با دنبال کردن تغییرات و درک تاثیری که آن ها بر روی پروژه دارند، پیگیری روند برای ارز یابی و تایید و البته پاسخگویی برای پروژه ها به درستی انجام می گیرند.
- پیش بینی نیز یکی دیگر از عوامل مهم در این بخش است که در واقع پیش بینی با استفاده از یک سری روش و فرمول استاندارد، انجام می گیرد. معمولا وقتی دقت برآورد بیشتر شود، بخش های کنترل کننده و مدیران پروژه بینش بهتری نسبت به هزینه ها و برنامه ها دارند.
- مورد بعدی مدیریت اجرایی است، بررسی شاخص های کلیدی عملکرد نشان می دهد که مدیریت اجرایی پروژه بر روی میزان موفقیت آن ها بسیار تاثیر دارند.
بررسی مزایای کنترل پروژه
مزایای کنترل پروژه به شرح زیر هستند:
- اولین مورد کاهش هزینه های پروژه از طریق تصمیم گیری به موقع
- پیش بینی هزینه و تاریخ اتمام پروژه
- افزیاش دید نسبت به سلامت مالی در تمامی مراحل پروژه
- امکان کاهش هر گونه خزش در دامنه پروژه
- فراهم کردن داده های معنی دار برای پروژه های آینده
- افزایش رضایت شغلی تیم
چه چالش هایی در کنترل پروژه وجود دارد؟
چالش های کنترل پروژه به شرح زیر هستند:
- عدم تعهد و پشتیبانی از سوی مدیریت ارشد که یکی از مهم ترین چالش ها است. در صورتی که این مورد وجود داشته باشد، بسیاری از تیم های کنترل کننده با کمبود بودجه برای سرمایه گذاری و کمبود نیرو مواجه می شوند.
- مقاومت در برابر پذیرفتن نقش کنترل کننده نیز از دیگر عوامل است که اگر مشارکت کنیم می توانیم این موضوع را به طور کامل حل کنیم. این برای افرادی که بیشتر در طی انجام پروژه شکاک هستند، مشکل ایجاد می کند.
- استفاده از فرآیند های دستی جز موارد دیگر است که وقتی از سوی مدیریت حمایت نشویم و تیم ها آگاهی کامل نداشته باشند، این چالش بوجود می آید که سازمان ها برای این که ماتریس های ریسک را به طور کامل مدیریت کنند، از سیستم های دستی به جای انجام بینش جامع استفاده می کنند.
نتیجه گیری
در این مقاله ما کنترل پروژه را بررسی کردیم و جزییات مربوط به آن را نیز مورد بررسی قرار دادیم. کنترل پروژه مراحلی دارد که اگر این مراحل در طی انجام پروژه به خوبی رعایت شوند می توان نتیجه مثبتی از کنترل پروژه گرفت. با این وجود وب سایت پروژه یار نیز دوره های بسیار کاربردی و مختلفی را در خصوص کنترل پروژه ساخته است که به عنوان یک منبع کامل برای یادگیری کنترل پروژه می توانیم به سراغ منابع این وب سایت برویم.